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上有两本来宾签到本，准备了三四支签字笔。
准备工作基本就绪。黄主任站在电梯出口三四米的地方，等候丁经理一行的到来。
电梯门开，丁经理率先走出电梯，看向黄主任，上前一步，说：“请问，您是不是黄立平，黄主任？”
“我就是黄立平，你是丁经理吧？”黄主任回应道，“你好，你好”双方握手。
这边请，黄主任前面带路把东海市政集团的五位同志让进了会议室，再次介绍双方人员。
黄主任和丁经理眼神交流了一下，丁经理知道自己该说话了：“给你们医院添麻烦了，我先代表安居小区建设项目部，表示对你们医院表示感谢。这次因新闻报道，引起的社会关注，事前我们有预判，但还是没想到规模有点超预期。”丁经理略带歉意的向黄主任点了点头。
接着说道：“这次事故是我们项目部确认的责任事故，事故中伤者受伤过程中的表现却让人感动！所以，我们集团公司和项目建设公司才第一时间向新闻媒体主动披露事件情况。目的就是彰显事故中伤者表现出的勇救工友的大无畏精神。
今天我们集团公司派出新闻发言人，和我们项目管理一线相关人员过来，就是准备给大家一个了解此次事件的说明。我们已经准备好了。”
黄主任听丁经理这样表态，突然想到医院有一套内部用于业务学习的视频共享系统。可以连结医院内各科室会议室和门诊楼各业务楼层大厅，住院部各病房楼层大厅的LEd屏幕。
可以和大会议室投影仪共享视频文件，还能连结摄像头同步直播会议室即时图像和声音。
黄主任示意丁经理暂停发言。他拿出手机按下录音键才开始说话：“院长，你好。今天下午我们和东海市政集团建筑公司，东海安居小区建设项目部联合举行8.31事故情况说明会，我们医院办公室想启用最新安装配置的内部学习共享网络，把说明会进行院内直播。您是否同意？
这会我来不及当面向您请示，我做了电话录音。事后我会补办相关手续。”
“可以启用，我批准。”电话里，院长用肯定的言语表达了他的意见。
随后，医院办公室干事，又取出两架摄像机。和控制投影仪的电脑连结，打开位于会议室一侧的方型LFd图像显示屏幕。
屏幕上出现会议室主席台的现场图像。一个干事跑上主席台，“喂，喂。”试音。台下负责摄像的干事向他打出oK的手势。医院内部直播启动准备完成。
电梯出口不断有人员出现，大家经过签到表签字后，由医院办公室工作人员带领进入医院会议室，分别入座。工作人员开始分发矿泉水，每个位置放上一瓶。慢慢地会议室已经有将近三分之二的位置上坐着人了。
黄主任看了一下时间，已经是2时50。黄主任示意丁经理五人过来到主席台就坐，黄主任拿起笔记本和一红一黑两支签字笔。坐到了主席台一侧的主持人话筒前。